Soorten communicatie

Gerelateerde afbeelding

Naast de formele communicatie die in een organisatie op de voorgeschreven wijze plaatsvindt, onder meer volgens het formele planningssysteem, de budgetprocedure, de functiebeschrijving, richtlijnen en procedures, wordt in een organisatie ook veel op informele wijze gecommuniceerd. Hiermee wordt de formele organisatie aangevuld en wordt ook op niet voorziene gebeurtenissen gereageerd. Formele organisatie en formele communicatie zijn uiteraard nodig. De kracht van een organisatie ligt echter ook mede in de positieve kracht van informele organisatie en informele communicatie.
Soorten communicatie en keuze van een communicatiekanaal Het is van groot belang voor het overdragen van een boodschap en het verzekerd willen zijn dat een boodschap ook overkomt, de nodige aandacht te geven aan het kiezen van de vorm waarin de communicatie moet plaatsvinden. De keuze zal afhangen van het doel dat de afzender wil bereiken. Er kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van mondelinge of schriftelijke communicatie. Mondelinge communicatie doet zich bijvoorbeeld voor in een direct gesprek tussen twee functionarissen of in een vergadering van afdelingshoofden, in werkoverleg op de afdeling, in de overlegvergadering tussen leden van de OR en de directie of in geval van mondelinge verslaglegging en rapportage. Schriftelijke communicatie en communicatie via gedigitaliseerde informatiedragers doet zich bijvoorbeeld voor in een briefwisseling via electronic mail en vastgelegde berichten op een beeldscherm, in een mededelingenblad, via mededeling op een prikbord, in een personeelsadvertentie, in een schriftelijke taakopdracht, in een schriftelijk rapport of in een jaarverslag. Schriftelijke communicatie heeft onder meer als voordeel dat berichten in veelvoud kunnen worden doorgegeven. Gegevens kunnen tegelijkertijd aan verschillende afdelingen worden verstrekt, kunnen bewaard worden, teruggezocht worden en dergelijke. Bij mondelinge communicatie kan zo nodig onmiddellijk extra toelichting worden gegeven. Communicatie doet zich in een organisatie in verschillende richtingen voor. Verticale communicatie is het overbrengen van de wil van de leiding aan lagere leidinggevende en uitvoerende niveaus, onder meer door taakopdrachten, instructies of via bedrijfsruimte rotterdam communicatie van de planning via deelplannen in afdelingsbudgetten voor de komende periode: in omgekeerde richting via vastlegging en rapportage van de uitvoerenden aan de leiding over de resultaten die bij uitvoering zijn bereikt. Ook valt hieronder de berichtgeving vanuit de leiding ter informatie van het personeel in schriftelijke vorm bijvoorbeeld via een toe
spraak, een lezing van een bedrijfsfunctionaris of in een bespreking van de ondernemingsraad. Horizontale communicatie vindt bijvoorbeeld plaats in overleg tussen chefs of uitvoerende functionarissen uit verschillende afdelingen over orderaccceptatie, levertijden en dergelijke. Laterale (of diagonale) communicatie vindt plaats in overleggroepen en in commissies die zijn samengesteld uit personen van verschillende afdelingen van verschillende hiƫrarchische niveaus (vergelijk paragraaf 7.5).
Communicatiestructuren Naast de vergaderstijl van een teamvoorzitter of de leiderschapsstijl van de afdelingschef heeft ook de structuur van de communicatielijnen (lees: communicatiestructuur) invloed op de manier waarop (groepen) mensen problemen oplossen. Deze communicatiestructuren zijn binnen een organisatie ook herkenbaar. In een onderzoek (van Leavitt) naar communicatiestructuren komen bijvoorbeeld de ‘wielstructuur’, de ‘kettingstructuur’, de ‘cirkelstructuur’ en de ‘openkringstructuur’ voor (zie figuur 9. 1 1).

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *